Bretzel Swing 2024, on vous raconte tout !

Si vous nous lisez depuis un moment vous savez à quel point Pauline et moi-même sommes des passionnés de West Coast et que nous aimons participer à une multitude d'évènements en Europe.

Avec Swing Together, c'était le moment ou jamais pour créer un évènement et apporter à notre communauté strasbourgeoise un peu des meilleurs events auxquels on a participé !

Quel beau projet ! Mais quel chemin parcouru pour en arriver là : des heures de visios, des centaines de messages, des erreurs, du stress, des imprévus... avec à la fin la satisfaction et la joie de l'avoir fait.

C'est donc l'heure d'un debrief et d'être dans la confidence de la création d'un event.

Comment est née cette idée ?

Pauline et moi avons commencé nos premiers pas de West Coast Swing à Strasbourg et c'est aussi comme ça que l'on s'est rencontré. Après plusieurs années, une expatriation de Pauline sur Paris et beaucoup de voyages à l'étranger, nous avons remarqué une différence entre les évènements West Coast Swing strasbourgeois et les plus gros évènements en Europe.

On a la chance d'avoir plusieurs évènements par an aux alentours de la ville mais la majorité est limitée à uniquement une soirée et c'est vrai que ça fait une énorme différence.

On aime également la compétition et on n'entend pas beaucoup parler de ce sujet dans notre communauté et dans les évènements à Strasbourg. Nous voulions alors également inclure cela dans notre évènement pour faire découvrir cet aspect à la communauté sans devoir voyager ni dépenser une fortune.

Enfin nous voulions proposer des workshops mais également avoir de longues soirées, du coup pour ne pas faire de compromis pour l'équipe et les danseurs nous avons décidé de ne rien mettre le matin pour ceux qui veulent tout faire !

Et voilà, l'idée était là ! J'ai eu beau remonter notre conversation de groupe, je ne pourrai pas vous donner une date précise mais c'était aux alentours de fin septembre 2023 que l'on a commencé à y travailler.

Le nom : Bretzel Swing

Voilà un sujet qui parait trivial mais effectivement il fallait bien trouver un nom pour cet event.

Le nom de Swing Together avait été difficile à trouver, le Bretzel Swing beaucoup moins. Nous avons eu quand même quelques discussions par rapport au nom mais on a vite tranché la question après un vote. Le plus important c'était quand même l'organisation et on était très en retard. Normalement, on doit booker la line-up 1 an à l'avance et il ne nous restait que 8 mois avant le début de l'évènement, et l'on n'en avait que les très grandes lignes.

C'est le Bretzel Swing qui l'a emporté et pour être totalement transparent, je n'avais pas voté pour ce nom 😆 Mais après tout pourquoi pas.

J'ai eu beaucoup de retour sur le nom de notre évènement avec même des gens qui se sont trompés d'évènement lors de l'inscription (oui, vous vous demandez sûrement comment c'est possible, eh bien nous sommes deux). La meilleure anecdote que je peux vous raconter à ce propos remonte à fin novembre 2023, quand je m'étais rendu à Ljubljana quelques jours après avoir annoncé l'évènement sur Facebook.

J'étais dans l'évènement de mon amie Katarina qui avait invité Tschen et Luisa pour organiser un workshop, et du coup pendant la pause du midi on a eu l'occasion de discuter des noms des évènements qui sont parfois un peu étranges. Et puis soudainement Tschen nous dit : "Ah mais oui, ça me fait penser à un évènement que j'ai vu récemment... Bretzel Swing !". Je me mets à sourire car bien sûr il ne sait pas du tout que je suis derrière l'event et je lui dis en souriant : "Oui, c'est moi qui organise cet event.". Il a cru que je plaisantais et a ri mais je lui ai confirmé que c'était bien moi. Et là un peu gêné il me répond : "Non, mais après ce n'est pas si mal Bretzel Swing". Personnellement, j'en ris encore en me rappelant la scène !

Il est vrai que choisir un nom c'est très difficile et on ne pense jamais à tout. Par exemple, pour la communauté allemande, la notion de bretzel leur fait penser à Munich et pas du tout à Strasbourg, mais encore une fois difficile de penser à tout ça en amont.

La date et le début des erreurs

Comme expliqué plus haut nous voulions faire 3 soirées, donc il nous fallait un jour férié pour pouvoir réaliser ça. C'était difficile de demander aux participants de poser un jour de congés pour faire les 3 soirées, ce qui ne nous laissait pas beaucoup de choix dans le calendrier. Il fallait en plus éviter d'être trop proche d'un autre évènement strasbourgeois et des autres gros évènements qui auraient pu être des concurrents.

Et croyez-moi c'était un casse-tête où même la plus brillante des IA n'aurait pas trouvé de date idéale. Il nous a fallu faire un choix en prenant des risques que l'on pensait mesurés et contrôlés, nous avons donc choisi le week-end de Pentecôte.

Et avec le recul, ce n'était pas le meilleur des choix et ce pour plusieurs raisons. Nous avions en face de nous le West Duck Swing, un gros event social à Toulouse, qui normalement n'attire pas énormément les Strasbourgeois, sauf cette année. Puis il s'est avéré que nous avions en plus le Med In Swing, event social également qui attire beaucoup de Parisiens, et un évènement social à Lyon qui a fait sa premiere édition. A cela on peut ajouter le fait que le lundi de Pentecôte ne soit plus un vrai jour férié en France depuis l'instauration du jour de solidarité et il nous a fallu du temps pour s'en rappeler. Pauline a même failli ne pas être là à cause de ça.

Pour résumer ce n'était pas l'idéal mais il fallait bien poser une date pour réserver la salle et la line up.

L'argent, le nerf de la guerre

Bien que Swing Together soit une association, nous ne pouvons pas organiser des évènements en déficit sinon l'association ne pourrait pas continuer à vivre. Je mets d'ailleurs un point d'honneur à avoir des évènements avec des budgets le plus à l'équilibre possible.

Problème, un évènement c'est une importante somme à engager dès le départ donc il faut avoir les reins solides pour faire face si jamais le succès n'est pas au rendez-vous.

Pour le Bretzel Swing, on voulait vraiment chouchouter nos stagiaires le plus possible mais également avoir des prix raisonnables pour notre évènement.

Il est vrai que la moindre dépense multipliée par le nombre de stagiaires pouvait se transformer en risque financier. On a donc essayé de trouver le meilleur équilibre possible. Je vous avoue qu'avec Baptiste nous étions les voix de la raison alors qu'Amandine voulait offrir beaucoup ^^.

Et finalement, nous avons pu avoir des food trucks et offrir des tartes flambées à nos stagiaires. On a pu distribuer pendant nos soirées des glaces à l'eau et des bretzels spécialement sélectionnés par Amandine pour leur qualité. Ok ce n'était pas les moins chers mais ils étaient bons, et c'est quelqu'un qui n'aime pas les bretzels qui vous dit ça.

On a pu proposer à la vente des gaufres et des boissons en canettes fraiches. C'est vrai que l'on a eu un succès relatif mais Philipp Wolf a beaucoup apprécié nos gaufres 😁.

Pour une première édition nous avons été capable d'offrir pas mal de petites choses sans exploser notre budget.

Le jour J

Nous voilà le vendredi 17 mai et il faut maintenant tout installer dans la salle. On a 6 heures devant nous et nous pensons être large niveau timing. On va vite payer cher notre optimisme.

La mise en place

On découvre le jour J qu'il y a un projecteur avec écran dans la grande salle que nous avons louée. On avait prévu un autre dispositif et du coup on a dû tout changer et profiter de l'écran pour faire des visuels pour les soirées, à 4 heures de l'ouverture.

On a eu également beaucoup d'aller-retours pour coordonner tout le monde car les tâches n'étaient pas claires et on a perdu beaucoup de temps. On ajoute à ça que les lumières prêtées par une autre association ne semblaient pas fonctionner avec les nôtres. Après littéralement une heure à essayer d'autres câbles et autres paramétrages, je me suis plongé dans la documentation pour m'apercevoir qu'il fallait un paramètre en plus de nos lumières pour régler l'intensité... mon état de stress ne pouvait pas être plus haut. S'en suit une étape pour tout reconfigurer au niveau des lumières et on a bien perdu 1h30 sur ce problème.

Le cafouillage du check in

Nous avions pris du retard et nos stagiaires étaient en avance. Nous avons donc été pris un peu au dépourvu pour le check in et on a eu un cafouillage au niveau des couleurs de bracelets à cause d'une mauvaise communication. J'ai donné un coup de main pour le check in en attendant l'arrivée de Pauline qui m'a relayé. Mais il est vrai que l'on avait mal géré ce point, et avec les imprévus c'était d'autant plus compliqué.

Je ne vais pas lister tous les cafouillages mais il y en a eu d'autres, rien d'insurmontable certes mais avec une équipe réduite ce n'était pas évident. Et ce qui devait être une balade de santé s'est transformée en trail dans les Alpes ! Je me rappelle avoir mangé une pizza en 10 minute puis filé donner l'initiation de 2h en ouverture de notre festival.

La soirée

Après tout ça, je ne vous cache pas que j'ai eu besoin de me poser et de souffler un peu, ce qui fait que je n'ai pas vraiment profiter de la soirée du vendredi.

J'ai quand même eu une énorme surprise quand je suis allé au DJ Booth voir si tout allait bien et que j'ai vu mon amie, Katarina, qui est entrée dans la salle de danse. Elle m'avait fait la surprise d'être venue de Slovénie spécialement pour le Bretzel Swing. Baptiste, Amandine et Pauline étaient les seuls au courant de cette surprise et ils ont été parfaits car je n'ai rien vu venir. Ça m'a vraiment fait chaud au cœur de la voir me soutenir, spécialement après tous les tracas de la journée.

Le samedi

Je ne vous cache pas que j'ai beaucoup apprécié de ne pas devoir être dans la salle le matin et d'avoir pu dormir un minimum pour attaquer cette grosse journée.

Les prelims du Jack n' Jill

Le samedi était un jour important car en plus des cours, c'était le jour des compétitions ! Étant en charge des compétitions normalement tout aurait dû bien se passer. Mais que nenni les amis ! Vous commencez à comprendre cet article 😄.

Avec beaucoup d'inscriptions à la dernière minute, il était difficile de prévoir le nombre de heats et les feuilles pour les juges en amont. On a eu beaucoup de travail manuel pour imprimer tous les documents. Et comme nous n'avions pas de head judge qui normalement se charge de tout coordonner au niveau des juges, là c'était à moi de vérifier que l'on était bon, ce qui fait que ça m'a pris beaucoup plus de temps que prévu, beaucoup plus.

Une fois les heats passés, il fallait rassembler les résultats et faire le scoring dont j'étais en charge. Et ce n'est pas évident de faire ça à la main, avec triple contrôle des résultats pour être sûr de ne pas avoir fait d'erreur. Rien de pire que cet ascenseur émotionnel quand il y a une erreur. Ma journée du samedi consistait donc essentiellement à l'organisation des compétitions, ce qui fait que j'étais pas mal à courir à droite à gauche en regardant de temps en temps comment le workshop se déroulait.

Le problème technique qui s'invite

Bien sûr tout ceci était déjà bien stressant alors pourquoi on ne rajouterait pas un problème technique pour nous dynamiser un peu ? Eh bien oui, on a eu tout le côté gauche de la sono qui nous a lâché en plein prelims de JnJ.

Incompréhension totale, car au milieu de la piste j'étais bien conscient que l'on avait un souci de son, mais impossible de comprendre ce qu'il se passait vraiment avant la fin. On a pu se débrouiller pour le moment et pour les cours mais impossible de faire une finale et surtout une soirée comme ça.

On a bien passé une heure à faire des tests et toucher aux câbles sur les amplis, chose que normalement on ne doit pas toucher mais là nous n'avions pas le choix. Avec Baptiste, on a testé les câbles un à un pour identifier où était le problème. On a compris qu'un câble était défectueux et par chance nous avions un câble identique en réserve. 1h de stress et de tests pour régler le souci avant le début de la soirée !

La finale du Jack'n'Jill

Pour la grande finale du soir, on avait pu voir avec Baptiste en amont pour les musiques afin d'être le plus équitable possible. Pourquoi je vous raconte ça ? Parce que juste avant de lancer les finales et de donner les feuilles et les instructions aux juges, Baptiste vient me voir pour me demander le titre de la chanson pour le all skate. Et je lui réponds que je n'ai plus le titre en tête mais que s'il veut on peut attendre trois minutes de plus avant de lancer la finale. Et il me dit : "Non, non t'inquiètes, je gère". Me voilà pas vraiment rassuré mais bon on y va ! Tout se déroule bien avec une jam 2 par 2 pour nos 6 couples finalistes sur une musique late night. Puis voilà le moment du all-skate. On avait prévu une chanson un peu plus punchy pour contraster. Nous avions choisi The Motto d'Ava Max, mais lors des premières notes je ne reconnais pas du tout l'intro de la chanson. Je me dis que Baptiste a dû sans le vouloir décaler le début de la chanson. Mais les secondes suivantes je me rends compte que ce n'est pas du tout la version originale mais un remix, plus rapide et plus techno que prévu. Et pour cause c'était The Motto (VIP Mix) d'Ava Max qu'avait malencontreusement choisi Baptiste. Mais trop tard pour changer alors je me suis mordu les lèvres, j'ai gardé une poker face pour ne pas déconcentrer les compétiteurs et j'ai regardé nos pauvres couples tenter de suivre le rythme de ce remix. La majorité des juges était en mode poker face également, excepté Mel qui était surexcité et qui tapait dans les mains. Il entrainait le public à taper avec lui, et ça pour taper il tapait, mais pas du tout sur le tempo de la musique. Ce qui rendait la chanson encore plus difficile à danser comme l'a confié le couple qui a gagné la finale. Ça reste la meilleure anecdote du Bretzel Swing, on en a beaucoup ri avec Pauline de cet incident !

La soirée du samedi

Avec le stress et la fatigue ça a été très difficile d'être dans le mood de la soirée, c'était pour moi surtout l'occasion de souffler. C'est vrai que c'est difficile, mais j'ai dû dire plusieurs fois non à une danse car je devais encore gérer des petites choses par ci par là.

Mais j'ai pu voir que l'on avait beaucoup de monde à notre soirée du samedi et surtout beaucoup d'Allemands que l'on ne voyait plus trop à nos soirées à Strasbourg. Il faut dire qu'ils ont maintenant beaucoup d'opportunités pour danser dans leurs communautés respectives. Ça m'a fait très plaisir de voir autant de visages familiers à cette soirée et de voir que tout le monde s'amusait.

Le dimanche

Nous voilà dans la dernière ligne droite et très heureux de tout ce que l'on a pu faire. Nous continuons sur notre lancée avec moins de stress bien sûr puisque les compétitions sont derrière nous.

L'ouverture au Modern Jazz

Une chose que j'aime beaucoup dans les stages de Browly sur Strasbourg, c'est l'ouverture à d'autres danses pour améliorer son mouvement de corps.

J'ai ainsi souhaité que l'on propose quelque chose pour nous aider sur la qualité de nos mouvements. Nous sommes partis sur le Modern Jazz avec Cécile Adamow qui est professeure de Modern Jazz et également la responsable de l'endroit qui héberge nos cours réguliers.

C'était l'occasion pour certains et certaines de découvrir cette danse, d'explorer son corps et travailler l'expression scénique. Je n'ai malheureusement pas pu participer au cours en lui-même car j'étais bien trop occupé dans l'organisation mais j'ai pu suivre une partie du cours depuis la scène et j'avais vraiment envie d'y être. J'avais vu quelque chose de similaire au SwitchXperience Paris avec Igor Pitangui et ça a bien plu aux personnes qui ont participé à cet atelier.

Le Jack'n'Jill pros-winners en dernière minute

Nous accueillons Mélodie Paletta qui venait d'arriver et je réfléchissais à un petit show le dimanche soir pour la mettre en avant. Cependant on avait déjà fait un pro show la veille et je ne voulais pas refaire la même chose le dimanche soir. Et pourquoi pas un Jack'n'Jill pros-winners ? On en voit rarement dans les events mais c'était l'occasion d'inclure nos gagnants du Jack'n'Jill et nos pros. Après validation de l'équipe et des pros, c'était le moment d'aller voir les gagnants pour leur annoncer. Et même s'ils étaient stressés, ils étaient ok ! Parfait, voilà une animation bouclée en 1h montre en main ! Il fallait quand même organiser un petit tirage au sort avec des musiques histoire de mettre un peu de hasard, mais tout s'est bien passé et ce fut une réussite si on en croit les retours à notre sondage.

Le moment convivial avec les tartes flambées

Nous voulions vraiment avoir un moment pour les stagiaires avec quelque chose que l'on aurait pu offrir. Nous avons donc pensé à offrir à nos stagiaires des tartes flambées dans la petite salle. Je sais que ce moment a été bien accueilli par nos stagiaires qui ont pu profiter d'un moment off et aussi de se retrouver pour discuter.

Je n'ai malheureusement pas pu profiter de ce moment car je devais préparer le Jack'n'Jill pro winner et j'étais chargé de mettre la musique pendant la pause et en début de soirée. Ce n'était vraiment pas une bonne idée de m'être mis dans le planning DJs et c'était complètement ma faute.

La soirée

C'était le moment où j'ai le plus profité car après 2 soirées à devoir me reposer, c'était le moment ou jamais pour danser. Mon état de fatigue ne m'a pas permis d'être au taquet mais j'ai fait de mon mieux pour danser avec les personnes présentes.

Le debrief

Qu'est ce que ça fait de créer un événement ?

Eh bien c'est très intense, beaucoup plus que je ne l'aurais pensé car beaucoup de choses se sont faites à la dernière minute, par manque d'organisation mais aussi parce qu'une importante quantité d'inscriptions s'est faite tardivement voire sur place.

Et même si on a eu de nombreuses entrées lors de nos soirées, qui nous ont permis d'être à l'équilibre sur l'évènement, nous étions dans un rouge bien vif sur le budget. C'est une situation beaucoup plus difficile que prévu à gérer, car il ne faut pas céder à la panique et prévoir des solutions bis en fonction des scénarii possibles, ce qui est très fatigant mentalement. On était d'ailleurs tous très fatigués à la suite de l'évènement car c'est énormément d'énergie quand on est côté orga.

Bien sûr je suis très heureux de ce que l'on a pu faire avec une équipe réduite. Mais il y a eu un prix à payer, comme le fait que j'ai délaissé Westie Babies pour me concentrer sur ce gros projet. Et face à la multitude d'évènements West Coast Swing, il est de plus en plus difficile de créer un projet et ça demande beaucoup d'investissement personnel pour faire venir les personnes.

Il est vrai que je ne vois plus du tous les choses de la même façon désormais quand je pars en event quelque part, car j'ai mieux conscience de tout ce que l'on ne voit pas en tant que participant.

Des erreurs et un apprentissage

Je vous ai déjà listé plusieurs erreurs à travers cet article mais je n'ai pas pu tout vous décrire sinon ça n'aurait plus été un article mais un roman.

Pour synthétiser, j'ai vraiment l'impression que l'on était trop peu nombreux et mal organisés, même si finalement nos stagiaires n'ont perçu que peu de couacs. On a perdu beaucoup de temps et d'énergie sur de petites choses. On manquait de référents pour certains sujets et la connaissance étant partagée, ça devenait vite fouillis.

On a pu voir également toute la charge que l'on ne voit pas habituellement, organisation, planning, coordination avec les pros, matériel, nourriture, communication, gestion des inscriptions... C'est beaucoup, beaucoup, beaucoup de travail et on avait vraiment à cœur de faire les choses en grand. Peut-être un peu trop face à nos moyens humains et financiers mais on voulait vraiment donner le meilleur pour nos stagiaires qui sont venus de toute la France. Je pense qu'une des solutions serait de mieux répartir les différentes charges et surtout que celui qui se charge de la coordination ne soit pas partout, ce qui fût mon erreur.

Ça restera pour moi beaucoup de bons souvenirs que je n'oublierai pas car ce n'est pas tous les jours que l'on organise un évènement comme cela. Ce sont de vraies montagnes russes, on​ ne sait jamais quand on va passer du bon au mauvais et du mauvais au bon.

Je sais que j'en ressors grandi avec un apprentissage qui me servira pour mon côté pro et perso.

Conclusion

Avec un démarrage tardif et un peu laborieux, nous avons pu réaliser un Bretzel Swing qui a dépassé nos attentes grâce à plusieurs communautés (Lille, Rouen, Bretagne, Freiburg et Karlsruhe) qui nous ont soutenus dans les cours mais également dans les soirées. Bien sûr c'était pour nous notre premier grand festival et nous avons quelques petites choses à améliorer.

Je peux vous confier que nous avons déjà un plan pour un Bretzel Swing 2 mais est-ce qu'il verra le jour ? Il faudra nous suivre pour le savoir 😉.

Un grand merci à tous ceux qui nous ont aidés pour cette édition du Bretzel Swing : Boogie Spirit, Joshua & Rachel, Cédric, Manon Esparcieux, ma chérie Kamila Ciupinska ❤, Daniel Braun, Caroline Holker, Florian Gräbe, Michelle Braun, Hélène Melon et toute la team de Swing Together (Amandine, Baptiste, Manon, Pauline, Hélène Marion et Pia) et bien sûr tous nos participants qui sont parfois venus de loin ! ❤